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最初の３秒で心をつかむビジネス文章術
ビジネスマナーについての話題が何かと気になる今日この頃。
ビジネス文章の転機になるかもしれない作品は、文章コンサルタント堀内伸浩さんの
ビジネス文章指南です。
といっても、よくある文例集ではなく、ビジネス文章でありながら、本当に相手と心が
通じあう文章をつくるための心構えや、普段から出来る工夫が紹介されています。
本の帯に「文章は『あなたの分身』です。」とあるとおり、ちょっとしたメールや
/送り状でも、仕事の人間関係を左右するような人となりが表れるもの。
単なる連絡事項を超えて、「自分のことを気にかけてくれた」と喜ばれる文章で
コミュニケーションをもっとよくしたいと思うあなたにおすすめです。
☆１年後、私はこうなる！ -----------------------------------
心の余裕を楽しみながら、ビジネス文書で思いやりもレッスン
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最初の３秒で心をつかむビジネス文章術
堀内 伸浩 日本実業出版社
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「目を閉じて1分間イメージしよう」
メールや文書の言葉が、うまく見つからない、マンネリ化してきて飽きた。
そんなときは、普段全く見ない雑誌でコラージュ作りを。
それから１分目を閉じてイメージしたら、今までの情報と新しい情報が
ミックスされて、頭の中もリフレッシュ。
「気になった言葉」と「本文」
《平均点》
ひな型どおりに書かれた文書というのは、あくまで平均点のものであって、平均点以上
のものにはならないからです。要するに、無難なものはできるけれども、突出したもの
はできない。本書のテーマである、相手を泣かせたり、感動させたり、驚かせたり、で
きる人や気の利く人だと思わせたりすることはできないということです。
《気にかけてくれていた》
「本日、山田商事を訪問した際、山田社長が懐かしそうに、久しぶりに課長と一緒に飲
みに行きたいとおっしゃっていました。お時間のある時にでも、連絡してみていただけ
ると幸いです。以上、ご報告まで。」
このような報告は、かつて自分が担当していた会社の社長が自分のことたということが
わかって、上司としてはうれしいものです。
だから、上司も連絡を入れる可能性が高くなります。 そうなると、連絡をもらった取
引先の社長も喜びますので、関係がさらに良好になって、報告したあなたにとってもプ
ラスになるというわけです。
《質問》
○料、払いすぎていませんか？ ○○が変わったこと、ご存知ですか？
つかみのキャッチフレーズを入れる目的は、自分が話したいことや自分の得意分野につ
いて、相手から質問してもらうように仕向けることです。相手から質問してもらえれば、
無理に売り込まなくても、「質問に答える」という大義名分があるので、正々堂々と自
分の話ができるからです。
《具体的》
その人にお願いしたい理由をきちんと書く。キーワードは、「なかでも」「とりわけ」
「特に」。要するに、これらの言葉の後に、具体的なことを書くわけです。
《相手にとっての》
「相手にとってのメリットは何か？」
《社員》
相手の良かった点を書く
□受付の対応で良かった点はなかったか？
□社員の人たちの表情はイキイキしていたか？
《直後に》
会った直後に名刺の裏や手帳などに、相手の印象をメモしておくといいでしょう。
《～たらいいのに》
相手の役に立つ情報を書く
□何かで困っているといった話はなかったか？
□何かで悩んでいるといった話はなかったか？
□何かを探しているといった話はなかったか？
□「こんなことができたらいいのに」といった話はなかったか？
《第三者》
第三者（上司やお客様）の感想や評価を書く
《ぜひ、また》
「ぜひ、また頼みたい」というひと言を書く
《理解》
相手が怒っているのは、納期が遅れたことよりも、「納期が遅れることについて事前の
連絡がなかったこと」や、「納期が遅れたことによって損害が発生したこと」だったりす
るわけです。その点を理解しないで、ただ「遅れて申し訳ありません」と謝っていたので
は、相手の怒りはおさまるどころか、「コイツは何もわかっていない」と、かえって火に
油を注ぐ結果になりかねないのです。
《覚えていた》
伝言メモを読んだ瞬間、ふっと疲れが取れるような言葉を、あなたも添えてあげて下さい。
《自分なりの》
「○○をした」ということだけではなく、「○○をしてどう思ったのか？」「○○を見て
どう感じたのか？」という、自分なりの意見や感想まで書くことです。
《思わず、感心》
「よくそんなことを覚えていたね」と、思わず相手が感心するようなことを書く
《以前ある人から言われて》
指摘のしかたも、「『以外』とい漢字、間違っていますよ。この場合、『意外』が正解で
す」というように、上から目線で書くのはやめましょう。相手の立場や感情を考えながら
追伸などで、次のようにやんわりと指摘してあげるのがポイントです。
「追伸 私も以前ある人から言われて初めて気づいたのですが、この場合の「以外」はこち
らの「意外」を使うそうです。余計なことかとは思いましたが、少し気になったもので書
かせていただきました。」
《心に余裕》
心に余裕がないと、どうしても文章がビジネスライクになったり、必要最低限のことし
か書かなくなったりするからです。
また、心に余裕がなければ、メールに追伸を入れようなどという発想は出てこないでしょ
うし、また、追伸を入れようとしても内容が思いつかないでしょう。送付状やお礼状を手
書きで書こうという気にもならないでしょうし、ましてや筆ペンで書こうなどとは思わな
いでしょう。
さらに、相手の立場になって考えたり、相手のことに関心を持ったりできるのも、心に余
裕があってこそ。自分のことで精一杯であれば、相手のことはどうしても二の次になって
しまいます。
「感じたこと」
この本の中で、いちばんハッとさせられたのは「心に余裕」。
仕事の人間関係で悩む人の様子を観ると、自分に余裕が無いことに気付いていない人が
多いように感じます。
ビジネス文書であれ、ほかの事であれ、平均的な雛形の通りの仕事が出来ているのに
気持ちがつらいなら、最低限のことはしているという大義名分の下に、自分第一な仕事に
なっていないか考えてみてはどうでしょう。
どんな優れた文例集にも、謝罪の文例やミスを指摘する文例はあります。でも、相手が何
に怒っているのかを理解したり、ビジネスライクではなく相手を思いやるゆえに謙遜な表
現でミスに気づかせることは、平均的な雛形では難しいものです。
もちろん、いきなりそれを全面的に変えるのは難しくても、名刺やビジネス文書の表現を
相手が感動したり、質問したりしたくなるものに変えようと意識することで、自分よりも
相手を思いやることの訓練になるのではと、この本を読んで思いました。
それに、相手や相手の関係する人たちのいい部分を意識して、記録しておくことは、ビジ
ネス文章の幅を広げるだけでなく、自分の思考や行動の幅を広げてくれることになると
思います。
相手に向けて発した言葉は、自分にそのまま返ってくるといいますが、そうだとすれば
相手のいい部分を覚えてそれを伝えることは、自分をやさしく認めることと同じですね。
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最初の３秒で心をつかむビジネス文章術
堀内 伸浩 日本実業出版社
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読書後においしい水を飲む（お勧め情報）
堀内伸浩さんの本で、同時に発売されているこちらもお勧めです。
項目ごとに、見開きカラー刷りで、「ありがとう」「もうしわけございません」の言い
換えや過剰敬語の注意点なども満載。
ビジネスメールのみならず、社会人としての言葉のマナーを知るにも最適です。
初めてパソコンを使う人にもやさしく、ビジネス上級者にもすぐ役立つ内容です。
ビジネスのみならず、サークル、合コン、商品を購入したときのクレーム、
町内会、ＰＴＡでも応用できる内容だと思います。
「最初の３秒で心をつかむビジネス文章術」「成功する!「ビジネスメール」入門」
どちらもパソコン１台に１冊ずつ常備して損はナシ。これは買いです。
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